LINGKUNGAN ORGANISASI PERUSAHAAN

Untuk membantu para pembaca dalam mencari tugas dan mengetahui lebih lanjut tentang LINGKUNGAN ORGANISASI, jadi kali ini saya akan mempostingkan hasil dari tugas saya. Semoga Bermanfaat.

BAB 1

PENDAHULUAN

A.  LATAR BELAKANG

Semua perusahaan, baik yang berorientasi profit maupun non profit, harus bekerja keras untuk memenuhi kebutuhan konsumen bila ingin tetap dapat beroperasi secara berkesinambungan dan sukses.  Kemampuan perusahaan dalam menentukan siapa yang menjadi konsumen dari produk/jasa yang dihasilkan merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan.  Berikutnya barulah perusahaan dapat memfokuskan diri untuk mengidentifikasi kebutuhan konsumen, cara-cara memenuhi kebutuhan itu dan akhirnya mengusahakan konsumen untuk tetap mengkonsumsi produk/jasa yang ditawarkan perusahaan.

Di samping itu, perusahaan harus memiliki kemampuan pula untuk menyampaikan informasi kepada konsumen bahwa mereka telah menghasilkan sesuatu yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Di sinilah fungsi pemasaran (marketing) menonjol. Ia menjadi penghubung antara organisasi dan konsumen.  Dalam pemasaran terdapat lingkungan pemasaran yang terdiri dari beberapa faktor dan kekuatan yang mampu mempengaruhi perkembangan suatu perusahaan. 

Dari latar belakang diatas, penulis menyusun resume yang berjudul Analisis Lingkungan Pemasaran Internal dan Eksternal dan sekaligus untuk memenuhi dan menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen mata kuliah Manajemen Perkantoran. 

B.  TUJUAN

Adapun tujuan dalam penyusunan makalah ini :

1.    Memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen manajemen perkantoran.

2.    Mengetahui dan memahami lingkungan eksternal dan internal terhadap perusahaan.

3.    Mengetahui dan memahami beberapa lingkungan pemasaran perkantoran.

BAB II

PEMBAHASAN

1.   LINGKUNGAN ORGANISASI / PERUSAHAAN

Lingkungan organisasi adalah segala sesuatu yang dapat mempengaruhi kelangsungan, eksistensi, keberadaan, dll yang menyangkut organisasi baik dari dalam maupun dari luar.

sebagai suatu system, manajemen pemasaran harus dapat terus menerus mengawasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah melalui informasi intelejen pemasaran dan riset pemasaran agar organisasi bertahan tetap hidup, karena perubahan lingkungan menawarkan peluang dan ancaman yang mempengaruhi perusahaan.

Lingkungan Perusahaan itu meliputi:

a.    Lingkungan Eksternal

Lingkungan Eksternal  adalah ingkungan yang berada di luar organisasi saling mempertukarkan sumber dayanya dengan organisasi tersebut dan tergantung satu sama lain, perusahaan yang berpengaruh tidak langsung terhadap kegiatan perusaan.

Lingkungan eksternal meliputi variabel-variabel di luar organisasi yang dapat berupa tekanan umum dan tren di dalam lingkungan societal ataupun faktor-faktor spesifik yang beroperasi di dalam lingkungan kerja (industri) organisasi. Variabel-variabel eksternal ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu ancaman dan peluang.

b.    Lingkungan Internal

Lingkungan internal adalah lingkungan yang berada di dalam organisasi tersebut dan secara lansung memiliki implikasi yang langsung dan khusus pada perusahaan.

2.    ANALISIS LINGKUNGAN

Analisis Lingkungan ialah proses mengamati lingkungan organisasi yang mengidentifikasi ancaman dan kesempatan di masa yang akan datang yang akan    mempengaruhi kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, ini merupakan awal dari proses manajemen strategi perusahaan. Manajemen strategi merupakan manajemen yang dipusatkan untuk memenangkan persaingan. Sehingga manajer harus memahami lingkungan organisasi yang mengitarinya.

Lingkungan selalu mengalami perubahan yang memberikan konsekuensi positif maupun negative, sehingga harus dilakukan analisis agar tidak menghancurkan individu dan organisasi.

Michael E Naylor mengatakan kesadaran terhadap lingkungan organisasi mempunyai arti yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi dimana manajemen akan selalu mengumpulkan dan mempertimbangkan berbagai implikasi data yang berkaitan dengan faktor lingkungan. Berdasarkan teori system, organisasi/perusahaan tersebut merupakan suatu system terbuka dan bukan semata tertutup maka segala sesuatu yang mengitarinya pasti memberikan pengaruh. Pengaruh lingkungan eksternal mempunyai pengaruh besar terhadap kondisi lingkungan internal perusahaan, sedangkan pengaruh internal kepada eksternal tidak sebesar pengaruh lingkungan eksternal perusahaan terhadap lingkungan perusahaan. Ini menunjukkan bahwa lingkungan perusahaan harus selalu di identifikasi.

3.    TUJUAN ANALISIS LINGKUNGAN

Tujuan organisasi melakukan analisis lingkungan adalah:

a.    Untuk dapat mengerti dan memahami lingkungan organisasi sehingga manajemen akan dapat melakukan reaksi secara tepat terhadap setiap perubahan sehingga organisasi dapat mencapai tujuan yang diharapkan.

b.    Agar manajemen mempunyai kemampuan merespon berbagai isu kritis mengenai lingkungan yang mempunyai pengaruh cukup jelas terhadap organisasi.

c.    Menyelidiki kondisi masa depan berlingkungan organisasi dan kemudian mencoba memasukkannya ke dalam pengambilan keputusan organisasi.

4.    PERANAN ANALISIS LINGKUNGAN

Peranan analisis lingkungan adalah :

a.    Peranan berorientasi kebijakan (Policy Oriented Role)

Yaitu peran analisis yang berorientasi kepada kebijakan manajemen tingkat atas dan bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan memberikan informasi bagi manajemen tingkat atas tentang kecenderungan utama yang muncul dalam lingkungan.

b.    Peranan perencanaan strategi terpadu (Integrated Strategic Planning Role)

Peran ini bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan membuat manajemen tingkat atas dan manajer divisi menyadari segala isu yang terjadi di lingkungan perusahaan memiliki implikasi langsung pada proses perencanaan.

c.    Peranan berorientasi fungsi (Function Oriented Role)

Peran ini bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi dengan menyediakan informasi lingkungan yang memberi perhatian pada efektivitas kinerja fungsi organisasi tertentu.

Metode analisis yang banyak dipakai menganalisis lingkungan terdiri dari :

a.    Metode Analisis PIMS (Profit impact of market strategy)

Analisis PIMS adalah analisis yang mengidentifikasikan factor-faktor strategi utama yang mempengaruhi 80% profitabilitas, Pertama kali diperkenalkan pada tahun 1960 sebagai proyek internal perusahaan.

Karakteristik yang mencakup dalam analisis ini adalah:

1.    Biaya langsung per unit yang tinggi,

2.    Pangsa pasar yang tinggi,

3.    Intensitas investasi yang rendah,

4.    Kualitas pasar yang tinggi,

5.    Penggunaan kapasitas organisasi yang tinggi

b.    Metode Analisis Rentang Nilai (Value chain Analysis)

Metode yang disampaikan oleh Porter, merupakan suatu cara menguji sifat dan luasnya sinergi organisasi di antara aktivitas internal korporasi. Menurut Porter, setiap organisasi merupakan kumpulan aktivitas yang diciptakan untuk merancang, menghasilkan, memasarkan, mengirimkan, dan mendukung produknya. Porter juga mengidentifikasi 5 (lima) aktivitas utama yang terjadi dalam setiap organisasi bisnis yaitu :

1.    Operasi organisasi,

2.    Menyediakan logistic bahan baku,

3.    Melayani pelanggan

4.    Melakukan pemasaran dan penjualan

c.    Metode Analisis Fungsional

H. I. Ansof menganjurkan bahwa keahlian dan sumber daya juga dapat diorganisir ke dalam profil kompetensi berdasarkan tipe fungsi bisnis yang meliputi fungsi produksi, fungsi pemasaran, fungsi keuangan, fungsi sumber daya manusia, fungsi riset dan pengembangan dan fungsi terkait lainnya.

5.    LINGKUNGAN UMUM

Lingkungan umum adalah suatu lingkungan dalam lingkungan eksternal organisasi  yang menyusun factor-faktor yang memiliiki ruang lingkup luas dan factor-factor luas dan factor-factor tersebut  pada dasarnya berada diluar dan terlepas dari operasi perusahaan.Lingkungan ini hanya memilikisedikit dampak implikasi langsung bagi pengaturan suatu organisasi.Faktor-factor antara  lain:a.Ekinomi b.sosial c.politik dan hukum.

6.    STRATEGI

Dalam suatu organisasi masing-masing pihak akan selalu berusaha untuk memenangkan persaingan dan masing-masing pihak akan selalu melakukan analisis tentang kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman satu sama lainnya. Oleh karena itu suatu perusahaan membutuhkan suatu strategi agar tidak mudah diserang oleh organisasi pesaing.

Menurut John A. Pearce II dan R.B. Robinson, Jr. (1997:20) yang mengatakan bahwa :

“Strategi diartikan oleh para manajer sebagai rencana mereka yang berskala besar dan berorientasi kepada masa depan untuk berinteraksi dengan lingkungan persaingan guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.”

Dari pengertian strategi di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa strategi adalah suatu cara yang digunakan untuk mencapai tujuan utama organisasi atau perusahaan baik melalui perumusan tugas, tujuan, dan sasaran perusahaan.

7.    TINGKAT-TINGKAT STRATEGI

1.    Tingkat Korporasi adalah keputusan yang dibuat berdasarkan pada orientasi nilai, value, lebih konseptual dan tersentralisasi.

2.    Tingkat Bisnis adalah lebih banyak dilakukan pada level middle manajemen, cirinya jangka waktu relatif pendek, keputusan-

3.    keputusan di buat untuk menjebatani keputusan tingkat korporasi dan fungsional, beresiko rendah

4.    Tingkat Fungsional adalah melibatkan masalah-masalah operasional yang berorientasi  pada aktivitas resiko rendah, biaya yang dibutuhkan rendah keputusan dibuat tergantung kepada ketersediaan SDM (Sumber Daya Manusi) dan Sumber Daya Perusahaan

8.    MACAM-MACAM STRATEGI

1.    Integrasi keDepan,yaitu maksudnya menambah kepemilikan atau peningkatan pengawasan terhadap distributor atau pengecer.

2.    Integrasi ke Belakang,yaitu maksudnya produsen dan pengecer membeli produk yang diperlukan dari pemasok atau melakukan pengawasan yang ketat terhadap pemasok,agar aktivitas perusahaan tidak terganggu.

3.    Integrasi Horisontal,yaitu maksudnya menanamkan modal diperusahaan pesaing sejenis atau bahkan sampai mengekuisisinya untuk memperkuat posisinya dipasar persaingan.

4.    Penetrasi Pasar,yaitu maksudnya melakukan berbagai upaya untuk menigkatkan pangsa pasar dari produk yang sudah ada dalam pasar persaingan dengan upaya untuk meningkatkanya.

5.    Pengembangan pasar,yaitu maksudnya melakukan pengenalan produk yang sudah ada kedaerah geografis pemasaran yang baru.

6.    Pengembangan produk,yaitu maksudnya mencari improvisasi,inovasi,dan modifikasi produk sehinggah produk baru yang ditawarkan kepada konsumen mempunyai nilai guna yang semakin tinggi.

7.    Diversifikasi Terpusat,yaitu maksudnya menambah bisnis yang terkait dengan bisnis yang sudah ada.

8.    Divertifikasi Horisontal,yaitu maksudnya menambah bisnis baru yang tidak terkait dengan bisnis yang sudah ada ,melalui perusahaan yang sama.

9.    Ditersifikasi Konglomerasi,yaitu maksudnya menambah bisnis baru yang tidak terkait bisnis yang sudah ada,melalui perusahaan baru.

10.   Penggabungan Usaha(Marger),yaitu maksudnya bergabungnya dua atau lebih organisasi bisnis sejenis membentuk organisasi baru dengan tujuan memperoleh kapitalisasi yang lebih besar dari pasar.

11.   Pengurangan(Retrechment),yaitu maksudnya organisasi bisnis melakukan pengurangan biaya-biaya dan pengurangan aktivitas guna mendongkrak kembali penjualan dan laba organisasi.

12.   Pelepasan(Divesture),yaitu maksudnya perusahaan melakukan penjualan aset-asetnya kepada pihak lain dengan yang subtansial guna melancarkan gerak organisasi dalam memperoleh laba.

13.   Likuidasi,yaitu maksudnya organisasi bisnis melakukan penjualan seluruh asset organisasi sehingga tidak mampu lagi menjalanka bisnisnya.

14. Strategi Kombinasi,yaitu maksudnya dua atau lebih organisasi yang berlainan usaha mengabungkan diri membentuk perusahaan baru guna menghadapi persaingan yang berat.

9.    MENGEVALUASI PROSES ANALISIS LINGKUNGAN

Keberhasilan suatu organisasi yang dicapainya sangat tergantung kepada kualitas analisis lingkungan yang digunakan. Mengenal lingkungan yang tepat dan benar akan semakin mudah untuk merumuskan suatu permasalahan organisasi secara tepat dan benar pula serta akan semakin mudah mencari solusi yang tepat dan terbaik. Solusi yang tepat dan terbaik akan semakin mudah menerapkannya kedalam dunia sesungguhnya sehingga akan mempermudah mencapai tujuan organisasi yang diinginkan.

10. METODE PERAMALAN LINGKUNGAN

Adapun metode yang digunakan dalam meramalkan lingkungan yang senantiasa berubah adalah :

1.    Metode Pendapat Ahli, peneliti mencari tahu pendapat dari para ahli.

2.    Ekstrapolasi Kecederungan, peneliti membuat dan mengamati kurva-kurva linear, kuadrant atau pertumbuhan, dan lain-lain.

3.    Korelasi Kecenderungan, peneliti mencari hubungan dari setiap korelasi yang ada / mungkin.

4.    Pemodelan Dinamis, peneliti membuat model-model persamaan di dalam menjelaskan system yang mendasarinya.

5.    Analisis Dampak Lintang, peneliti akan mengidentifikasi seperangkat kecenderungan kunci kemudian hasil analisis digunakan untuk membangun seperangkat rantai domino dengan kejadian lainnya.

6.    Pemantauan Berganda, peneliti mengembangkan gambaran alternative masa yang akan dating, untuk mendorong perencanaan bersyarat.

7.    Peramalan Permintaan, peneliti mengidentifikasikan kejadian utama yang akan sangat mempengaruhi kinerja organisasi.

11.  KOMPONEN TEKANAN PERSAINGAN

Dalam hubungannya dengan tekanan persaingan maka organisasi dapat dibagi menjadi:

1.    Organisasi berkondisi kuat, organisasi berkondisi kuat, tidak akan mudah digoyah oleh tekanan persaingan.

2.    Organisasi berkondisi lemah, umumnya sangat sulit untuk berkinerja normal dalam persaingan dan organisasi dalam kondisi terancam dalam kondisi menuju kekalahan dan kebangkrutan.

3.    Organisasi berkondisi mempunyai kesempatan, organisasi yang mempunyai tingkat kreativitas dan inovasi yang tinggi.

Ada 6 sumber utama hambatan untuk masuk persaingan bisnis, antara lain :

1.    Skala Ekonomi

2.    Defrensiasi Produk

3.    Kebutuhan Modal

4.    Biaya Produk yang Rendah

5.    Akses ke Saluran Distribusi

6.    Kebijakan Pemerintah

12. MACAM – MACAM TEKANAN PERSAINGAN ATAU ANCAMAN

1.    Ancaman calon Pesaing pendatang baru

Para pendatang baru akan membawa kapasitas barunya, berusaha keras untuk mengambil pangsa pasar dan mempunyai sumber daya yang cukup substansial.

2.    Pemasok yang kuat

Pemasok dapat menggunakan kekuatan daya saingnya melalui kenaikan harga atau dengan cara mengurangi kualitas barang dan jasa yang dibeli. Pemasok juga mempunyai sebuah data tentang derajat elastisitas produk dan harga, artinya derajat kepekaan seoranng konsumen terhadap perubahan harga produk yang sering kali dinyatakan dalam preentase. Adapun indikasi kuatnya suatu pemasok adalah :

a.    Persaingan didominasikan hanya oleh beberapa organisasi dan lebih memusatkan kepada suatu produk spesialisasi.

b.    Produk yang dipasarkan bersifat unik atau paling tidak mempunyai perbedaan yang khusus dibendingkan dengan produk yang lain yang sudah adaa dipasaran.

c.    Pemasok yang sangat kuat akan menjual suatu produknya yang tidak akan dapat diisi oleh pesaing dan produk lainnya.

d.    Pemasok yang sangat kuat aka dapat mempengaruhi suatu pola dan struktur pesaingnya.

3.    Pembeli yang sangat kuat

Adapun karakter pembeli yang sangat kuat :

a.    Pembeli akan membeli produk dalam jumlah yang sangat besar dengan periode yang berulang-ulang dan berkelanjutan.

b.    Peroduk yang dibeli dari pemasok umumnya produk berstandar dan sangat homogen dan berbeda dengan yang ada dipasar, khususnya yang berkaitan dengan kualitas.

c.    Pembeli ini sangat tahu tentang biaya produk yang akan dibelinya.

d.    Pembeli ini sangat ingin margin laba yang besar dari penekana biaya internal, yaitu selisih harga beli yang dibayarkan dengan harga yang terjadi dipasaran.

e.    Harga produk industri sangat sensitive (peka) bagi pembeli yang sangat kuat.

f.     Seorang pembeli dapat menciptakan suatu ancaman bagi pemasok manakala harga produk yang ada dipasar naik cukup tajam.

g.   Sebuah produk yang dibeli umumnya komponen produk utama yang dihasilkannya dan merukana unsure utama dari biaya produknya.

h.    Jika suatu produk yang dibeli volumenya tidak cukup besar maka pembeli umumnya akan meminta daftar perhitungan harga atau organisasi akan melakukannya sendiri perhitungan biaya pokok produksi yang akan dibelinya.

4.    Produk Pengganti

Harga suatu produk pengganti umumnya murah yang dibandingkan dengan harga produk asli/utama, dikarenakan kualitas bahan yang digunakan lebih rendah.

5.    Perebutan Posisi

Dalam persaingan suatu bisnis umumnya melalui persaingan harga, pengenalan produk dan lainnya. Mereka berusaha meraih pangsa pasar yang besar dipasarkan produk tertentu.

13. KESALAHAN UMUM DALAM MENGIDENTIFIKASI PESAING

Kesalahan umum dalam mengidentifikasi pesaing ini meliputi:

a.    Penekanan yang berlebihan terhadap pesaing yang ada dan yang dikenal sedangkan kepada pesaing baru tidak terjadi.

b.    Penekanan yang berlebihan terhadap pesaing yang besar dan yang sederajat sedangkan pesaing kecil diabaikan.

c.    Penekanan yang berlebihan terhadap pesaing internasional sedangkan pesaing domistik diabaikan.

d.    Menganggap pesaing akan melakukan pola serang yang sama dengan yang telah dilakukan di masa lampau

e.    Salah memahami berbagai rambu yang dilakukan oleh para pesaing yang telah berubah.

f.     Penekanan yang berlebihan terhadap sumber daya keuangan, posisi pasar dan strategi dengan mengabaikan harta tak berwujud seperti tim manajemn yang tangguh dan professional.

g.    Mangasumsikan semua industry mempunyai kelemahan yang sama dengan dirinya

h.    Sangat percaya bahwa strategi yang dirumuskan akan berhasil dengan gemilang.

Lingkungan Tugas / Operasional

Lingkungan di dalam situasi persaingan yang mempunyai pengaruh yang kuat terhadap keberhasilan organisasi. Komponen / faktor-faktor dari lingkungan operasional adalah

1.    Posisi persaingan

Menaksir posisi persaingan untuk merancang strategi organisasi  sehingga dapat mengoptimalkan kesempatan lingkungannya

Beberapa factor yang harus diperhatikan untuk mengetahui posisi persaingan, yaitu :

a.    Pangsa pasar

b.    Lini produk

c.    Efektivitas distribusi penjualan

d.    Kandungan dan keunggulan perhitungan kunci

e.    Persaingan harga

f.     Efektivitas promosi dan advertensi

g.    Lokasi dan umur fasilitas

h.    Kapasitas dan produktivitas

i.      Pengalaman

j.      biaya bahan baku

k.    posisi riset dan pengembangan

l.      kaliber karyawan

m.   kesan umum organisasi di mata masyarakat

Setelah kriteria yang tepat telah dapat ditetapkan dan dipilih maka kemudian diberi bobot guna dapat menggambarkan derajat mereka di dalam meraih keberhasilan organisasi. Pesaing yang dievaluasi diberi bobot berdasarkan kriterianya. Selanjutnya, dengan membandingkan profil organisasi dengan para pesaing akan dapat membantu manajer di dalam mengidentifikasi berbagai faktor yang mungkin akan membuat organisasi dapat mempersiapkan strateginya.

BAB III

PENUTUP

A.   KESIMPULAN

Dalam pembahasan manajemen tidak lepas pada masalah lingkungan yang dihadapi oleh seorang manajer. Perbedaan dan kondisi lingkungan akan berpengaruh terhadap konsep dan teknik serta keputusan yang akan diambil. Sebagai seorang manajer tidak harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau internal saja, tapi juga harus bisa mengantisipasi lingkungan di luar perusahaan atau eksternal. Untuk mencapai tujuan organisasi tidak lepas dari lingkungan yang terjadi, apalagi bagi organisasi atau perusahaan yang mengahasilkan barang-barang yang dibutuhkan oleh konsumen. Oleh karena itu manajer harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta kekuatan-kekuatan lingkungan dalam setiap kegiatan manajemen.